Автоматизація робочих процесів рахунків до кредиторів
Зменште зусилля, пов’язані з AP вручну, посиливши контроль над кодуванням рахунків-фактур, обробкою платежів, звітами постачальників і підготовкою рахунків.
Робочі процеси з повторюваним експортом даних, кількома файлами/системами, повторюваними перевірками/зіставленням і повторними перевірками є найкращими кандидатами. Для AP найвагомішими бізнес-обґрунтуваннями зазвичай є фіксація/кодування рахунків-фактур і тристороння звірка замовлень.
Де знаходиться компанія
Менеджери AP, контролери, Фінансові директори, готельні групи та MSP з повторюваними робочими процесами постачальників.
Він не замінює фінансове судження. Мета полягає в тому, щоб усунути повторювану роботу зі збору, зіставлення, перевірки, узгодження та упаковки, щоб команда могла витрачати більше часу на огляд і консультування бізнесу.
Типові кандидати для автоматизації
- Збір рахунків-фактур, перевірка та кодування GL
- Тристороннє узгодження замовлень і обробка винятків
- Звірка звітів постачальників
- Перегляд підготовки та затвердження платежу
- Підтримка нарахування AP і закриття місяця
Покращити відстеження рахунків-фактур, видимість схвалення та підготовку платежів
Це робочі процеси, які, швидше за все, отримають користь від практичної автоматизації за допомогою Excel, Power Query та AI, а також повторювані, багатоджерельні та чутливі до контролю.
Збір рахунків-фактур, перевірка та кодування GL
Біль: Рахунки-фактури надсилаються електронною поштою або через портал у різних форматах. Персонал AP вручну завантажує PDF-файли, повторно вводить дані постачальника, ПДВ, дати, номери замовлень, центри витрат і коди GL. Помилки кодування викликають переробку під час підтвердження та закриття.
Автоматизація можливостей: використовуйте вилучення документів за допомогою ШІ для читання рахунки-фактури постачальника, класифікація типу рахунка-фактури, пропозиція GL, обробка ПДВ, центр витрат, схвалювач і позначення відсутніх або незаповнених полів перед публікацією.
PDF-файли рахунків-фактур постачальників, електронні листи рахунків-фактур, основні дані постачальників, список замовлень, план рахунків GL, зіставлення центрів витрат, кодування рахунків-фактур за попередні періоди.
Очистити реєстр рахунків AP із пропозиціями кодування, виключеннями стовпців, маршрутом затвердження та файлом для публікації, готовим до імпорту.
Тристороннє узгодження замовлень і обробка винятків
Біль: команда AP вручну порівнює рахунки-фактури з покупкою замовлення та рахунки. Розбіжності в кількості, цінах, датах доставки та обробці податків перевіряються рядок за рядком, часто після того, як рахунок-фактура вже прострочено.
Автоматизація можливостей: Автоматизуйте зіставлення замовлень на придбання, рахунки-фактури та рахунки-фактури. AI узагальнює невідповідності, визначає ймовірні причини та отримує структуровані примітки про винятки для відділу закупівель або відповідно до бюджету власника.
Експорт замовлень на закупівлю, звіт про рахунки-фактури, реєстр рахунків-фактур, умови постачальника, основні дані продукту, правила допуску, історичні винятки.
Тристороння панель моніторингу відповідності з погодженими рахунками-фактурами, заблокованими рахунками-фактурами, причинами відхилень, власником і рекомендованими діями.
Звірка звітів постачальників
Біль: звіти постачальників порівнювалися вручну з бухгалтерськими книгами AP. Відсутні рахунки-фактури, дублікати рахунків-фактур, кредитні ноти, короткі платежі та розбіжності в термінах виявляються за допомогою фільтрів і книг копіювання та вставлення.
Automation opportunity: Use AI-assisted matching to review supplier statements, standardize references, match open AP items, and explain unreconciled balances in the final reconciliation.
Звіти постачальників у PDF/Excel, звіт про старіння AP, історія платежів, реєстр кредитних нот, основна інформація про постачальника.
Файл узгодження постачальників із відповідними/невідповідними елементами, терміном служби, ймовірною причиною та подальшими примітками, готовими для електронної пошти. поштою.
Перегляд підготовки та затвердження платежу
Біль: пропозиції щодо оплати готуються вручну на основі терміну дії AP, умов платежу, банківських реквізитів, лімітів готівки, правил затвердження та списків заблокованих рахунків-фактур. Ризик повторних платежів, неправильних банківських реквізитів або незатверджених рахунків-фактур.
Автоматизація можливостей: Автоматизуйте логіку вибору платежів і перевірку AI. Модель визначає умови оплати, знижки, утримання, дублікати, перевірки банківських реквізитів, підтвердження та ліміти готівки перед створенням платіжних пропозицій.
Старість AP, затверджені рахунки-фактури, основна інформація про банківські реквізити постачальників, умови оплати, список заблокованих рахунків-фактур, прогноз готівки, матриця затвердження.
Пакет для здійснення платежів із запропонованих платежів, засоби, контрольний список, резюме підтвердження та список підготовки для завантаження в банк.
Підтримка нарахування AP і закриття місяця
Біль: наприкінці місяця, AP і Finance вручну шукають неопубліковані рахунки-фактури, відкриті замовлення на закупівлю, отримані товари без рахунків, повторні платежі постачальника та прострочені рахунки-фактури. Нарахування часто використовувалися через обмеження часу.
Автоматизація можливостей: Використовуйте штучний інтелект для визначення ймовірно відсутніх рахунків-фактур і кандидатів на нарахування, підсумовуйте підтверджені докази та впевнено створюйте готові до журналу графіки нарахувань.
Звіт про відкриті замовлення, звіт про вироблені товари без фактури, реєстр рахунків-фактур A.P., електронні листи від постачальників, витрати за попередній місяць, графік поточних витрат, підтвердження власників бюджету.
Робочий документ нарахування з джерелом доказів, запропонованою сумою, рівнем достовірності, власником перевірки та форматом завантаження журналу.
Квартальна перевірка підтвердження вартості
Почніть із найпроблемнішого робочого процесу, порівняйте результати з поточними файлами, а потім вирішіть, що робити далі для перетворення на продукти.
Фаза
Основна діяльність
1. Discovery
Відобразіть процес AP, проблемні точки, джерела файлів, поля ERP, правила затвердження та обмеження контролю.
2. Зберіть зразки даних
Зберіть зразки рахунків-фактур, старіння AP, файли PO/GRN, звіти постачальників, основні дані постачальників, пропозиції щодо оплати та виставлення рахунків на кінець місяця. файли.
3. Прототип 1
Створіть перший робочий процес підтвердження вартості, використовуючи вилучення/кодування великого обсягу рахунків-фактур або тристороннє зіставлення.
4. Прототип 2
Додати робочий процес звірки/оплати/закриття місяця на основі пріоритету клієнта та готовності файлів.
Хочете знати, який робочий процес AP потрібно автоматизувати перше?
Замовити спеціальну перевірку автоматизації, і ми відобразимо процес, оцінимо файл готовності та визначте перший практичний робочий процес, який підтверджує цінність.
Book a Consultation