Automatisierung von Kreditorenbuchhaltungs-Workflows
Reduzieren Sie den manuellen AP-Aufwand, indem Sie die Kontrolle über Rechnungscodierung, Zahlungsabwicklung, Lieferantenberichte und Rechnungsvorbereitung verbessern.
Workflows mit sich wiederholenden Datenexporten, mehreren Dateien/Systemen, repetitiv Prüfungen/Mapping und wiederkehrende Prüfungen sind die besten Kandidaten. Für die Kreditorenbuchhaltung sind die stärksten Geschäftsfälle in der Regel die Erfassung/Kodierung von Rechnungen und der Drei-Wege-Auftragsabgleich.
Wo ist das Unternehmen
AP-Manager, Controller, CFOs, Hotelgruppen und MSPs mit sich wiederholenden Lieferanten-Workflows.
Es ist nicht dazu gedacht, finanzielles Urteilsvermögen zu ersetzen. Das Ziel besteht darin, die sich wiederholende Arbeit des Sammelns, Zuordnens, Validierens, Abgleichens und Verpackens zu eliminieren, damit das Team mehr Zeit mit der Überprüfung und Beratung des Unternehmens verbringen kann.
Typische Kandidaten für die Automatisierung
- Rechnungserfassung, -validierung und FIBU-Kodierung
- Drei-Wege-Auftragsabstimmung und Ausnahmebehandlung
- Abstimmung von Lieferantenberichten
- Zahlungsvorbereitung und Genehmigungsprüfung
- AP-Rückstellung und Monatsabschlussunterstützung
Rechnungsverfolgung, Genehmigungstransparenz und Zahlungsvorbereitung verbessern
Dies sind die Arbeitsabläufe, die am wahrscheinlichsten von einer praktischen Automatisierung mit Excel, Power Query und KI profitieren. Dann sind sie wiederholbar, aus mehreren Quellen stammend und kontrollempfindlich.
Rechnungserfassung, -validierung und FIBU-Kodierung
Problem: Rechnungen werden per E-Mail oder über das Portal in verschiedenen Formaten versendet. Mitarbeiter der Kreditorenbuchhaltung laden manuell PDF-Dateien hoch, geben Lieferantendaten, Mehrwertsteuer, Daten, Bestellnummern, Kostenstellen und GL-Codes erneut ein. Codierungsfehler führen zu Nacharbeit bei Bestätigung und Abschluss.
Automatisierungsmöglichkeit: Nutzen Sie die KI-gestützte Dokumentenextraktion, um Lieferantenrechnungen, Rechnungstypklassifizierung, FIBU-Vorschlag, Mehrwertsteuerverarbeitung, Kostenstelle, Genehmiger usw. zu lesen. und kennzeichnen Sie fehlende oder unvollständige Felder vor dem Posten.
Lieferantenrechnungs-PDFs, Rechnungs-E-Mails, Lieferantenstammdaten, Bestellliste, GL-Kontenplan, Kostenstellenzuordnung, historische Rechnungscodierung.
Sauberes AP-Rechnungsregister mit Codierungsvorschlägen, Spaltenausschlüssen, Genehmigungsweiterleitung und Datei zur Veröffentlichung bereit für den Import.
Drei-Wege-Auftragsabstimmung und Ausnahmebehandlung
Problem: Das AP-Team vergleicht Rechnungen manuell mit Bestellungen und Rechnungen. Unterschiede in Mengen, Preisen, Lieferterminen und Steuerabwicklung werden Zeile für Zeile überprüft, oft nachdem die Rechnung bereits überfällig ist.
Automatisierungsmöglichkeit: Automatisieren Sie den Abgleich von Bestellungen, Rechnungen und Rechnungen. KI fasst Nichtkonformitäten zusammen, identifiziert wahrscheinliche Ursachen und erstellt strukturierte Ausnahmenotizen für die Beschaffungsabteilung oder entsprechend dem Budget des Eigentümers.
Export von Bestellungen, Rechnungsbericht, Rechnungsregister, Lieferantenbedingungen, Produktstammdaten, Toleranzregeln, historische Ausnahmenotizen.
Drei-Wege-Compliance-Überwachungspanel mit vereinbarten Rechnungen, gesperrten Rechnungen, Gründen für Abweichungen, Eigentümer und empfohlenen Maßnahmen.
Abstimmung von Lieferantenberichten
Problem: Lieferantenabrechnungen wurden manuell mit Kreditorenbüchern abgeglichen. Fehlende Rechnungen, doppelte Rechnungen, Gutschriften, Minderzahlungen und Zeitunterschiede werden mithilfe von Filtern und Arbeitsmappen zum Kopieren/Einfügen erkannt.
Automation opportunity: Use AI-assisted matching to review supplier statements, standardize references, match open AP items, and explain unreconciled balances in the final reconciliation.
Lieferantenaussagen in PDF/Excel, AP-Alterungsbericht, Zahlungshistorie, Gutschriftregister, Basisinformationen zum Lieferanten.
Lieferantenabstimmungsdatei mit übereinstimmenden/nicht übereinstimmenden Artikeln, Alter, wahrscheinlicher Ursache und Folgenotizen, bereit für E-Mail. Mail.
Zahlungsvorbereitung und Genehmigungsprüfung
Problem: Zahlungsvorbereitungen werden manuell auf der Grundlage von AP-Alterung, Zahlungsbedingungen, Bankdaten, Liquiditätsgrenzen, Genehmigungsregeln und gesperrten Rechnungslisten erstellt. Risiko doppelter Zahlungen, falscher Bankdaten oder nicht genehmigter Rechnungen.
Automatisierungsmöglichkeit: Automatisieren Sie die Zahlungsauswahllogik und die KI-Validierung. Das Modell definiert Zahlungsbedingungen, Rabatte, Einbehalte, Duplikate, Überprüfungen von Bankdaten, Bestätigungen und Liquiditätsgrenzen vor der Erstellung von Zahlungsangeboten.
AP-Alterung, genehmigte Rechnungen, grundlegende Informationen zu Bankdaten von Lieferanten, Zahlungsbedingungen, Liste gesperrter Rechnungen, Liquiditätsprognose, Genehmigungsmatrix.
Paket zur Durchführung von Zahlungen aus vorgeschlagenen Zahlungen, Zahlungsmitteln, Checkliste, Bestätigungszusammenfassung und Liste der Vorbereitungen zum Hochladen bei der Bank.
AP-Rückstellung und Monatsabschlussunterstützung
Problem: Am Ende des Monats suchen AP und Finanzen manuell nach nicht gebuchten Rechnungen, offenen Bestellungen, nicht in Rechnung gestellte Wareneingänge, wiederholte Lieferantenbelastungen und verspätete Rechnungen. Rückstellungen wurden häufig unter Zeitdruck in Anspruch genommen.
Automatisierungsmöglichkeit: Verwenden Sie KI, um wahrscheinlich fehlende Rechnungen und Rückstellungskandidaten zu identifizieren, unterstützte Beweise zusammenzufassen und journalisierbare Abgrenzungspläne mit Zuversicht zu erstellen.
Bericht über offene Bestellungen, Bericht über nicht in Rechnung gestellte produzierte Waren, A.P.-Rechnungsregister, elektronische Briefe von Lieferanten, Gebühren für den Vormonat, Zeitplan für wiederkehrende Ausgaben, Bestätigung der Budgeteigentümer.
Abgrenzungsarbeitsdokument mit Quellennachweis, vorgeschlagenem Betrag, Konfidenzniveau, Bewertungseigentümer und Journal-Upload-Format.
Proof-of-Value-Review
Starten Sie mit dem problematischsten Workflow, prüfen Sie die Ergebnisse anhand der aktuellen Dateien und entscheiden Sie dann über die nächsten Schritte.
Phase
Hauptaktivität
1. Erkennung
Bilden Sie den AP-Prozess, Problempunkte, Dateiquellen, ERP-Felder, Genehmigungsregeln und Kontrollbeschränkungen ab.
2. Sammeln Sie Beispieldaten
Musterrechnungen, Kreditorenalterung, PO/GRN-Dateien, Lieferantenberichte, Lieferantenstammdaten, Zahlungsvorbereitungen und Monatsabrechnungsdateien sammeln.
3. Prototyp 1
Erstellen Sie einen ersten Wertnachweis-Workflow mithilfe der Rechnungsextraktion/-kodierung für hohe Volumina oder des 3-Wege-Abgleichs.
4. Prototyp 2
Hinzufügen Abstimmungs-/Zahlungs-/Monatsabschluss-Workflow basierend auf Kundenpriorität und Dateibereitschaft.
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