Hauptbuchautomatisierung
Für Buchhaltungsteams, die einen übersichtlicheren Monatsabschluss, bessere Prüfungsjournale und weniger manuelle Arbeit mit GL-Plänen und Berichtspaketen benötigen.
Die besten ersten Kandidaten sind Arbeitsabläufe mit sich wiederholenden geschlossenen Aktivitäten, Daten aus mehreren Quellen, Gleichgewichtskontrollrisiko und sich wiederholender Überprüfungslogik. Für GL sind die wichtigsten Geschäftsfälle in der Regel Bilanzabstimmung, Journalbuchungsunterstützung und -fluss.
Where it helps,
Controller, Buchhalter, GL-Teams, Shared Service Center und Finanzfunktionen für mehrere Organisationen.
Der Zweck besteht nicht darin, das finanzielle Urteilsvermögen zu ersetzen. Das Ziel besteht darin, die sich wiederholende Arbeit des Sammelns, Abgleichens, Verifizierens, Abgleichens und Stapelns zu eliminieren, damit das Team mehr Zeit mit der Überprüfung von Ausnahmen und der Beratung des Unternehmens verbringen kann.
Typische Automatisierungskandidaten
- Vorbereitung, Validierung und Veröffentlichung von Zeitschrifteneinträgen
- Saldenabstimmungen und Rechnungsbegründung
- Intercompany-Abstimmung, -Validierung und -Ausschluss
- Buchhaltung, Vorauszahlung und reguläre Abschlusspläne
- Flussanalyse, Abweichungskommentar und Abschlussberichtspaket
Abstimmungen standardisieren, Abstimmungen durchführen und Dateien anzeigen
Dies sind die Workflows, die am wahrscheinlichsten von praktischer Excel-, Power Query- und KI-Automatisierung profitieren, da sie repetitiv sind und aus mehreren Quellen stammen. und kontrollsensitiv.
Vorbereitung, Validierung und Veröffentlichung von Zeitschrifteneinträgen
Problem: Finanzteams bereiten manuell regelmäßige und Ad-hoc-Journaleinträge aus Tabellenkalkulationen, E-Mails, Gehaltsabrechnungsdateien, Bankdaten, Nebenbuchabrechnungen und Betriebsberichten vor. Das Risiko steigt, wenn Beschreibungen, Kontocodes, Kostenstellen und Steuerreihenfolge verwendet werden.
Automatisierungsmöglichkeiten: Nutzen Sie künstliche Intelligenz, um Journaleintragsentwürfe vorzubereiten, die Konto-/Kostenstellenkodierung zu überprüfen, die Vollständigkeit der Unterstützung zu überprüfen, ungewöhnliche Einträge zu identifizieren und eine prüfungsbereite Buchungsdatei mit klaren Erläuterungen und Genehmigungsstatus zu erstellen.
Journalvorlagen für frühere Perioden, Kontenplan, Kostenstellenliste, Nebenbuchauszüge, Gehalts-/Abgrenzungsdateien, Bankdaten, Betriebsberichte, Belege, Genehmigung Matrix.
Überprüfungsbereites Journaleintragsregister mit Buchungsdatei, Support-Links, Abweichungsmarkierungen, Genehmiger und Ausnahmenotizen.
Saldenabstimmungen und Rechnungsbegründung
Problem: Kontoinhaber laden Hauptbuchsalden, Nebenbuchberichte, Kontoauszüge, Anlagenverzeichnisse, Zeitpläne und frühere Abstimmungen manuell hoch. Alignment-Qualitätsänderungen, Alignment-Elemente veralten ohne klare Eigentümerschaft und Prüfer sind entbehrlich.
Automatisierungsmöglichkeiten: Automatisieren Sie Abstimmungsaktualisierungen, unterstützen Sie Zuordnungen, Klassifizierung von Abstimmungselementen, Alterung und Erstellerkommentare. KI kann offene Probleme zusammenfassen und ein standardisiertes Begründungspaket zur Überprüfung erstellen.
GL-Summen- und Saldenliste, Kontoaktivität, Nebenbuchberichte, Kontoauszüge, Anlageregister, Inventarpläne, frühere Abstimmungen, Belege, Kontoeigentumsmatrix.
Standardisiertes Abgleichspaket mit GL-zu-Support-Brücke, Abstimmungen von Altartikeln, Support-Links, Risikobewertung und Prüfer-Signatur-Tracker.
Intercompany-Abstimmung, -Validierung und -Ausschluss
Problem: Intercompany-Salden und Transaktionen werden oft manuell zwischen Entitäten, Währungen, Büchern, Rechnungen und Bestätigungen abgeglichen. Zeitunterschiede, Wechselkurse, fehlende Kontrahentencodes und inkonsistente Beschreibungen verzögern Abschlüsse und Erstellungen.
Automatisierungsmöglichkeiten: Verwenden Sie KI und Matching-Regeln, um firmeninterne AP/AR-, Einnahmen/Ausgaben-, Kredit- und Nachschubsalden zwischen Organisationen zu vergleichen; Inkonsistenzen identifizieren; der Gegenpartei Korrekturen vorschlagen; und Ausschlussunterstützung vorbereiten.
Probebilanzen von Geschäftseinheiten, Intercompany-Hauptbücher, AP/AR-Nebenbücher, Rechnungen, Nachschubpläne, Währungskurse, Zuordnung juristischer Einheiten, Kontrahentenbestätigungen, Konsolidierungsarbeitsmappe.
Intercompany-Abstimmungs-Dashboard mit übereinstimmenden/nicht übereinstimmenden Paaren, Ablehnungsgründen, Eigentümeraktionen, FX-/Zeitanalyse und Unterstützung für Ausschlussdatensätze.
Buchhaltung, Vorauszahlung und reguläre Abschlusspläne
Problem: Finanzteams aktualisieren Rückstellungen, vorausbezahlte Forderungsausbuchungen, aufgeschobene Ausgaben/Einnahmen und wiederkehrende Einträge mithilfe von Rechnungen, Verträgen, Bestellungen, Gehaltsschätzungen und Dateien früherer Monate manuell. Fehlende Aktualisierungen können Periodenergebnisse verfälschen.
Automatisierungsmöglichkeiten: Automatisieren Sie die Terminübernahme, die Abgrenzungsschätzung, die vorausbezahlte Abschreibung, Vollständigkeitsprüfungen und die Journalvorbereitung. KI kann Verträge/Rechnungen lesen, fehlende Zeiträume identifizieren und Erklärungen für Abweichungen erstellen.
Abgrenzungs-/Vorauszahlungspläne, FIBU-Aktivität, Bericht über offene Bestellungen, erhaltene/nicht erhaltene Rechnungen, Verträge, Gehaltsabrechnung Kostenvoranschläge, Lieferanten-/Kundenbedingungen, geschlossener Kalender.
Aktualisierte Abgrenzungs-/Vorauszahlungspläne mit Journaleinträgen, Liste fehlender Artikel, Abschreibungsdetails, Support-Link und Kommentarabschluss.
Flussanalyse, Abweichungskommentar und Abschlussberichtspaket
Problem: Controllers manually compare current monthly GL balances against budget, forecast, prior month, and prior year. They investigate movements, search for supporting schedules, and write management commentary under tight deadlines.
Automatisierungsmöglichkeiten: Verwenden Sie künstliche Intelligenz, um Abweichungsanalysen zu aktualisieren, ungewöhnliche Bewegungen zu erkennen, Treiber mit unterstützenden Daten zu verknüpfen, prägnante Kommentare zu erstellen und ein managementgerechtes geschlossenes Paket mit Risikomarkierungen und Eigentümeraktionen zu erstellen.
Probebilanz, Gewinn- und Verlustrechnung und Bilanz. Details, Budget/Prognose, Ist-Werte des Vormonats/Vorjahres, Kontoanzeige, Kostenstellenhierarchie, unterstützende Diagramme, betriebliche KPIs, frühere Kommentare.
Geschlossenes Monatsendpaket mit Flussanalyse, Abweichungserklärungen, unterstützenden Links, Risikomarkierungen, Eigentümeraktionen und Zusammenfassung.
Kontrollierter vierwöchiger Wertnachweis
Beginnen Sie mit dem komplexesten Workflow, testen Sie die Ergebnisse anhand Ihrer aktuellen Dateien und entscheiden Sie dann, was in die Produktion verschoben werden soll.
Phase
Hauptaktivitäten
1. Erkennung
Mappen Sie den FIBU-Abschlussprozess, Journaleintragsquellen, Abstimmungseigentum, konzerninterne Flüsse, Abgrenzungs-/Vorauszahlungslogik, Berichtspakete, ERP-Felder und Kontrollbeschränkungen zu.
2. Sammeln Sie Beispieldaten
Sammeln Sie Beispieljournalvorlagen, Probesalden, Abstimmungen, Intercompany-Dateien, Abgrenzungs-/Vorauszahlungspläne, Budget-/Prognosedateien und abgeschlossene Pakete zum Monatsende.
3. Prototyp 1
Erstellen Sie einen Arbeitsablauf für die erste Kostenvalidierung mithilfe effektiver Saldenabstimmungen oder der Vorbereitung von Journaleinträgen.
4. Prototyp 2
Fügen Sie interne Prozesse, Abgrenzungs-/Vorauszahlungs-Workflows oder Flussanalysen je nach Engpassabschluss und Dateibereitschaft hinzu.
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Buchen Sie eine gezielte Automatisierungsüberprüfung und wir werden den Prozess abbilden, die Dateibereitschaft bewerten und den ersten praktischen Proof-of-Value-Workflow definieren.
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